貸し会議室選びのポイント

貸し会議室選びのポイントをお伝えしていきたいと思います。

突然人数が増減しても対応できる貸し会議室を探すことでいろんなトラブルにも柔軟に対応できる

      2017/09/27

あらかじめ人数が決まっている会議なら楽ですね。準備もしやすいでしょう。とはいえ当日になって参加者が増減することも稀ではありません。

そんな際でも対応できる貸し会議室を探したいですね。

急な人数の増減に対応できるか

ビル全体が貸し会議室になっていることも多いですね。その際には部屋の余裕がありそうです。ならば参加人数が急に変わっても、部屋を変えてくれるかもしれません。

もちろんドタキャンはしたくないですが、できれば便利ですね。控室や物置などが必要になることもあります。事前にリハーサルをしたはずでも、当日になって気づくことが稀ではありません。

そんな時にも融通してもらえる業者があると長い付き合いができそうです。

机や椅子が自由に動かせるか

同じスペースであっても、机の配置如何で、広くも狭くも感じるものです。そのため机や椅子が自由に動かせるタイプが便利です。

セミナーであれば、いわゆる学校の教室型がわかりやすいでしょう。しかし参加者が予定より少なくなった場合、講師に申し訳ないですね。

でもそんな感じを受けさせないように何とか工夫しましょう。例えば机をコの字型やロの字型に並べると、ゆったりとした話しやすい雰囲気も作れます。

衝立などで間仕切りができるだけでも違います。

コピーサービスがあるか

急に参加者が増えると資料が足りなくなることもあります。近くのコンビニでコピーをしますか。そんな際には貸し会議室でもコピーサービスが利用できると便利ですね。

意外に重宝するサービスは、文房具やパソコン周辺機器の貸し出しと言われています。お客様用のボールペンやメモ用紙などが揃うと嬉しいですね。

またポインタや指示棒、一方で延長コードは盲点です。コンセントの場所が予想外だったらショックです。

参加人数は関心の現れです

どんな事態にも対応できるようにしておくことが、ビジネスの鉄則です。しかしポジティブに考えましょう。参加人数が増えるということは、それだけ関心が高いという現れでもあります。

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