貸し会議室を選ぶ際のポイントは立地や設備と料金です

貸し会議室を選ぶ際のポイントは何でしょうか。もちろん目的によって様々でしょう。とはいえ考えておくべき重要な要因を整理しておきましょう。そうすることによってお得な利用法が見えてくるかもしれません。

■立地はビジネス成功のカギです
ビジネスにおいて最も重視すべき問題は会社の立地でしょう。辺鄙な地域に社屋を構えてしまえば知名度が上がりません。もちろんネットの時代です。実店舗の重要性は下がっているかもしれません。それでも会社の顔である事務所をどうするかは大きな要因です。

そこで会議室、特にお客さんと会合する際だけでも、使いやすい場所を探してみましょう。各都市の一等地であれば、相手の見る目も変わってきます。自分たちの信用力アップに使えます。一方で交通の便も大切です。相手が来やすいエリアを探しましょう。

基本的に最寄り駅から徒歩10分以内が最低条件です。また見つけやすいように、主要な道沿いであったり目印があるといいですね。なお荷物を搬送しやすいことも重視したいですね。宅配便の受発送を請け負ってくれると利便性はアップします。

■利用目的に応じた設備が使えるか
会議に必要な物は何でしょうか。机と椅子があれば話し合いは可能でしょう。とはいえ今ならネット環境が不可欠かもしれません。状況に合わせて十分な機器類を用意したいですね。それがリーズナブルに提供される業者を選びましょう。

一方で無用に過剰な施設もコストが増えてしまう要因です。必要に応じて利用できるようなオプション設定があると便利ですね。昨今であれば障害者対応も求められそうです。エレベータやバリアフリー構造は、健常者だけであっても楽に過ごせます。

不特定多数が集まるセミナーなどであえば、聴覚や視覚障碍者対策も施したいですね。なお見逃せないのがトイレです。女性や障害者の社会進出も増えています。誰でも使いやすい設備であることが、会議の成功を導きます。

■フレキシブルな対応も重要です
ビジネスではありますが、ドタキャンは避けたいですね。とはいえ当日に参加者数が増減することは少なくありません。それでも対応してくれる業者であれば、次も使いたくなるかもしれません。人数に応じて部屋を変えてくれるのがベストです。部屋の交換が難しくても机の配置をフレキシブルに変更できると便利です。

ロの字型やコの字型などにするだけで場のイメージが変わります。一人分のスペースを広くできたり、衝立を置くと雰囲気は違ってきます。ソフト的なサービス体制が充実している嬉しいですね。人数が増えた際に資料のコピーを請け負ってくれるのか。

貸し会議室を選ぶ際のポイントは立地や設備と料金です

軽食やお茶のサービスも、実際に選ぶ際の基準として上位にあるようです。

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■リーズナブルな料金設定こそが第一基準です
なんだかんだと理想を言いますが、やっぱり最終判断は料金です。会社の経理課からストップをかけられてしまうケースも少なくありません。ならば同じ場所でもリーズナブルに利用できる割引料金などを探しましょう。初回限定サービス、逆にお得意様優遇、長期割引など、目的に応じたプランが昨今は充実しています。

ドタキャンの穴を埋めたり早朝や月曜日、貸し会議室側の空いた時間帯を活用すれば、お互いウィンウィンの関係を築けます。セミナーなどであれば、そのまま懇親会になだれ込みたいですね。ホテルに限らず、宿泊も合わせたセットプランなども提供されています。

地方から人が集まってくる全体会議の場合などにも対応できるでしょう。

■貸し会議室でビジネスチャンスを広げましょう
自社で会議室を備えるのがベストです。とはいえ数や広さに限りがあります。ならば積極的に貸し会議室を活用すべきです。ビジネスチャンスを広げることもできますし、経費節減につながります。